Kiedy trzeba przedłużyć zezwolenie na pracę dla cudzoziemca?

Najważniejsze informacje

• Jeżeli cudzoziemiec ma nadal pracować w Polsce po upływie ważności zezwolenia, pracodawca powinien odpowiednio wcześniej złożyć wniosek o wydanie kolejnego zezwolenia na pracę.
• Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy, które w przypadku zwykłego zezwolenia na pracę posługują się przede wszystkim pojęciem „kolejnego zezwolenia”, a nie „przedłużenia” dotychczasowego zezwolenia.
• Wniosek o kolejne zezwolenie należy złożyć jeszcze w okresie ważności obecnego zezwolenia.
• Jeżeli wniosek jest kompletny albo braki zostaną uzupełnione w terminie, cudzoziemiec może legalnie kontynuować pracę po wygaśnięciu dotychczasowego zezwolenia – do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy.
• W przypadku zezwoleń wydanych na podstawie wcześniejszych przepisów nadal mogą występować zasady dotyczące klasycznego „przedłużenia”, dlatego przed złożeniem wniosku trzeba sprawdzić, na jakiej podstawie wydano dane zezwolenie.

Kiedy złożyć wniosek o kolejne zezwolenie na pracę?

Najważniejsza zasada jest prosta: nie należy czekać do dnia wygaśnięcia obecnego zezwolenia.

Obecnie przepisy przewidują, że jeżeli pracodawca chce kontynuować zatrudnienie cudzoziemca na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy, powinien złożyć wniosek o kolejne zezwolenie jeszcze w okresie ważności dotychczasowego dokumentu.

Nowa ustawa nie wskazuje tutaj sztywnego terminu typu „30 dni przed końcem ważności”, który obowiązywał w poprzednim stanie prawnym.

Kluczowe jest natomiast to, aby wniosek został złożony przed upływem ważności obecnego zezwolenia.

Czy trzeba czekać do ostatnich 30 dni?

Nie.

Jeżeli pracodawca wie, że chce nadal zatrudniać cudzoziemca, nie ma potrzeby czekania do ostatniego miesiąca ważności zezwolenia.

Wniosek o kolejne zezwolenie można złożyć wcześniej, pod warunkiem że spełnione są wymagania określone w przepisach.

W praktyce wcześniejsze złożenie wniosku jest bezpieczniejsze, ponieważ pozostawia czas na uzupełnienie ewentualnych braków formalnych.

Co jeśli obecne zezwolenie wygaśnie w trakcie oczekiwania na decyzję?

To jedna z najważniejszych zmian w obecnych przepisach.

Jeżeli pracodawca w okresie ważności dotychczasowego zezwolenia złoży wniosek o kolejne zezwolenie w celu kontynuowania pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy, a wniosek nie ma braków formalnych albo braki zostaną uzupełnione w terminie, praca cudzoziemca pozostaje legalna również po upływie ważności poprzedniego zezwolenia. Legalność trwa do dnia, w którym decyzja w sprawie kolejnego zezwolenia stanie się ostateczna.

To oznacza, że nie trzeba przerywać pracy tylko dlatego, że podczas postępowania upłynął termin ważności starego zezwolenia.

Warunkiem jest jednak prawidłowe i terminowe złożenie wniosku.

Czy wniosek może złożyć sam cudzoziemiec?

Nie.

W postępowaniu dotyczącym zezwolenia na pracę stroną jest podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, czyli co do zasady pracodawca lub inny podmiot zatrudniający.

To pracodawca odpowiada więc za złożenie odpowiedniego wniosku i dopilnowanie legalności dalszego zatrudnienia.

Czy kolejne zezwolenie musi dotyczyć tego samego stanowiska?

Przepis dotyczący zachowania legalności pracy po wygaśnięciu poprzedniego zezwolenia odnosi się do kontynuacji pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy.

Jeżeli pracodawca chce istotnie zmienić warunki zatrudnienia, nie należy automatycznie zakładać, że wystarczy wniosek o kolejne zezwolenie na tych samych zasadach.

W zależności od planowanej zmiany może być potrzebne inne postępowanie albo nowe zezwolenie.

Czy każda zmiana w firmie wymaga nowego zezwolenia?

Nie.

Ustawa przewiduje sytuacje, w których zmiana lub wydanie nowego zezwolenia nie są wymagane.

Dotyczy to m.in. zmiany:

• siedziby lub miejsca pobytu stałego podmiotu powierzającego pracę,
• nazwy lub formy prawnej podmiotu,
• pracodawcy użytkownika w określonych sytuacjach,
• nazwy stanowiska, jeżeli nie zmienia się zakres obowiązków cudzoziemca.

W takich przypadkach podmiot powierzający pracę musi jednak powiadomić organ, który wydał zezwolenie.

Nie każda zmiana oznacza więc konieczność przechodzenia całej procedury od początku.

Co jeśli pracodawca złoży wniosek dopiero po wygaśnięciu zezwolenia?

To sytuacja ryzykowna.

Szczególna zasada legalności pracy po wygaśnięciu poprzedniego zezwolenia dotyczy przypadku, w którym wniosek o kolejne zezwolenie został złożony w okresie ważności dotychczasowego zezwolenia.

Dlatego nie należy czekać z wnioskiem do momentu, gdy poprzednie zezwolenie już wygasło.

Jeżeli termin został przeoczony, przed dalszym powierzaniem pracy cudzoziemcowi warto niezwłocznie skonsultować sytuację z właściwym organem.

Kto wydaje zezwolenie na pracę?

W przypadku zezwolenia na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu właściwym organem jest wojewoda właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.

Wniosek składa się elektronicznie za pośrednictwem systemu przewidzianego dla tych procedur.

Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualne wymagania właściwego urzędu wojewódzkiego.

Czy stare zasady 90–30 dni nadal obowiązują?

Warto uważać na informacje znalezione w starszych poradnikach.

Wcześniejsze przepisy przewidywały, że wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę składało się nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż 30 dni przed końcem jego ważności. Taka regulacja wynikała z art. 88a ust. 1a poprzedniej ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje jednak nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Dlatego przy nowych postępowaniach nie należy bezrefleksyjnie stosować starej zasady „90–30 dni”.

Co zrobić, jeśli zezwolenie zostało wydane przed zmianą przepisów?

To ważne, ponieważ w obiegu nadal znajdują się zezwolenia wydane na podstawie wcześniejszych przepisów.

Ustawa z 20 marca 2025 r. zawiera przepisy przejściowe. Zgodnie z art. 103 ust. 1 do zezwoleń na pracę wydanych na podstawie poprzedniej ustawy stosuje się przepisy nowej ustawy.

Dlatego również w przypadku starszego zezwolenia nie należy automatycznie zakładać, że zastosowanie ma dawny termin 90–30 dni.

W razie wątpliwości dotyczących konkretnego dokumentu warto sprawdzić jego podstawę prawną oraz aktualne informacje właściwego urzędu wojewódzkiego.

FAQ

Ile dni przed końcem zezwolenia trzeba złożyć wniosek?

W obecnych przepisach nie ma ogólnej zasady „30 dni przed końcem” dla kolejnego zezwolenia na pracę. Najważniejsze jest, aby wniosek został złożony w okresie ważności obecnego zezwolenia.

Czy można złożyć wniosek o kolejne zezwolenie miesiąc przed końcem obecnego?

Tak. Jeżeli wniosek dotyczy kontynuacji pracy i zostanie prawidłowo złożony jeszcze w okresie ważności dotychczasowego zezwolenia, przepisy przewidują możliwość legalnego kontynuowania pracy po jego wygaśnięciu do czasu ostatecznej decyzji.

Co jeśli wniosek zostanie złożony po wygaśnięciu zezwolenia?

Nie można wtedy automatycznie korzystać z ochrony przewidzianej w art. 21 ustawy, ponieważ przepis wymaga złożenia wniosku w okresie ważności poprzedniego zezwolenia.

Czy pracownik może dalej pracować, gdy stare zezwolenie już wygasło?

Tak, jeżeli spełnione są warunki z art. 21 ustawy – przede wszystkim wniosek o kolejne zezwolenie został złożony w okresie ważności poprzedniego dokumentu i dotyczy kontynuacji pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy.

Czy nadal obowiązuje zasada 90–30 dni?

Nie jako ogólna zasada dla nowych postępowań prowadzonych na podstawie obecnej ustawy. Była ona przewidziana w poprzednich przepisach dotyczących przedłużenia zezwolenia.

Kto składa wniosek o kolejne zezwolenie?

Wniosek składa podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, a nie sam cudzoziemiec.

Podsumowanie

Jeżeli cudzoziemiec ma nadal pracować w Polsce po wygaśnięciu obecnego zezwolenia, pracodawca powinien złożyć wniosek o kolejne zezwolenie jeszcze w okresie ważności dotychczasowego dokumentu.

Nie należy automatycznie stosować znanej ze starych przepisów zasady „30 dni przed końcem”. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa, która wprowadziła inne rozwiązanie.

Jeżeli prawidłowy wniosek zostanie złożony jeszcze podczas ważności poprzedniego zezwolenia i dotyczy kontynuacji pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy, cudzoziemiec może co do zasady legalnie kontynuować pracę także po wygaśnięciu poprzedniego zezwolenia – aż do ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy.

Podstawa prawna i oficjalne informacje

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621). Ustawa obowiązuje od 1 czerwca 2025 r.

Najważniejsze znaczenie dla tego tematu mają:

• art. 21 – określa zasady legalności pracy po upływie ważności zezwolenia, jeżeli w okresie jego ważności złożono wniosek o kolejne zezwolenie w celu kontynuacji pracy;
• art. 18 – wskazuje sytuacje, w których zmiana lub wydanie nowego zezwolenia nie są wymagane;
• art. 20 – określa sposób i termin dokonywania wymaganych powiadomień;
• art. 26 – wskazuje wojewodę jako organ właściwy do wydania zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu;
• art. 103 – zawiera przepisy przejściowe dotyczące zezwoleń wydanych na podstawie wcześniejszych przepisów.

Aktualne informacje dotyczące procedury publikuje również właściwy urząd wojewódzki oraz portal administracji publicznej. Wnioski dotyczące zezwoleń na pracę są obecnie obsługiwane elektronicznie w systemie praca.gov.pl.