Kiedy trzeba zgłosić utratę dowodu osobistego w urzędzie gminy?

Najważniejsze informacje

• Utratę dowodu osobistego należy zgłosić niezwłocznie, czyli bez niepotrzebnej zwłoki, gdy tylko stwierdzisz, że dokument został zgubiony lub utracony.
• Zgłoszenia można dokonać w dowolnym urzędzie gminy – nie trzeba iść do urzędu, który wydał dowód.
• Jeżeli dowód został skradziony, wystarczy zgłosić kradzież Policji. Nie trzeba dodatkowo zgłaszać utraty dowodu w urzędzie gminy.
• Po zgłoszeniu utraty dowód zostaje unieważniony, dzięki czemu nie można się nim później posługiwać jako ważnym dokumentem tożsamości.
• Utratę można zgłosić również elektronicznie. Od 1 stycznia 2026 r. zgłoszenie utraty dowodu przez internet jest realizowane za pośrednictwem e-Doręczeń.
• Jeżeli masz ukończone 18 lat i zgłaszasz utratę dowodu osobistego, Twój numer PESEL zostanie zastrzeżony z urzędu.
• Po unieważnieniu utraconego dowodu należy złożyć wniosek o wydanie nowego dokumentu.

Kiedy trzeba zgłosić utratę dowodu osobistego?

Przepisy nie wyznaczają konkretnej liczby godzin ani dni, w ciągu których trzeba zgłosić utratę dowodu osobistego.

Ustawa posługuje się określeniem „niezwłocznie”. Oznacza to, że zgłoszenia należy dokonać możliwie szybko po stwierdzeniu utraty dokumentu.

Podstawą jest art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Przepis stanowi, że posiadacz dowodu, którego dokument został utracony lub uszkodzony, zgłasza ten fakt niezwłocznie.

Nie trzeba więc czekać do następnego dnia, końca tygodnia ani na pewność, że dowód rzeczywiście się nie odnajdzie.

Jeżeli przeszukałeś miejsce, w którym spodziewasz się znaleźć dokument, i nadal go nie masz, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jego niezwłoczne zgłoszenie.

Czy trzeba zgłaszać utratę dowodu w swojej gminie?

Nie.

Jeżeli dowód osobisty został zgubiony, możesz zgłosić jego utratę w dowolnym urzędzie gminy.

Nie ma znaczenia, gdzie mieszkasz ani który urząd wydał dokument.

Jest to istotne szczególnie wtedy, gdy utrata dowodu nastąpiła podczas podróży, pobytu w innym mieście albo z dala od miejsca zamieszkania.

Przy zgłoszeniu osobistym urzędnik unieważnia dowód, a osoba zgłaszająca otrzymuje zaświadczenie o utracie dokumentu. Usługa jest bezpłatna.

Czy trzeba zgłosić utratę dowodu, jeśli nie wiadomo, czy jeszcze się znajdzie?

Tak, jeżeli uznajesz, że dokument został faktycznie utracony.

Nie trzeba jednak od razu unieważniać e-dowodu w sytuacji, gdy istnieje duża szansa, że po prostu chwilowo nie możesz go znaleźć.

W przypadku e-dowodu wydanego po 4 marca 2019 r. istnieje możliwość czasowego zawieszenia jego ważności.

Zawieszenie trwa 14 dni kalendarzowych. Jeżeli w tym czasie odnajdziesz dokument, możesz cofnąć zawieszenie.

Jeżeli tego nie zrobisz, po upływie 14 dni e-dowód zostanie unieważniony.

To rozwiązanie może być przydatne np. wtedy, gdy podejrzewasz, że dowód został w domu, samochodzie albo w innym miejscu, które możesz jeszcze dokładnie sprawdzić.

Co zrobić, jeśli dowód został skradziony?

W przypadku kradzieży sytuacja wygląda nieco inaczej niż przy zwykłym zgubieniu dokumentu.

Jeżeli dowód osobisty został skradziony, należy zgłosić kradzież Policji.

Nie ma wtedy potrzeby dodatkowego zgłaszania utraty dowodu w urzędzie gminy. Dowód zostanie unieważniony z dniem zgłoszenia kradzieży Policji.

Warto jednak pamiętać, że samo zgłoszenie kradzieży Policji nie powinno oznaczać końca działań związanych z bezpieczeństwem danych.

Dobrym rozwiązaniem jest również poinformowanie banku o utracie dokumentu. Gov.pl wskazuje, że zgłoszenie utraty dowodu w banku pozwala przekazać informację o dokumencie innym uczestnikom systemu, m.in. bankom i operatorom komórkowym.

Czy można zgłosić utratę dowodu przez internet?

Tak.

Utratę dowodu osobistego można zgłosić elektronicznie.

Od 1 stycznia 2026 r. sprawę załatwia się przez e-Doręczenia. Do elektronicznego zgłoszenia potrzebne jest uwierzytelnienie, które pozwala potwierdzić tożsamość osoby składającej zgłoszenie. Gov.pl wskazuje m.in. profil zaufany, certyfikat kwalifikowany lub e-dowód.

Po prawidłowym dokonaniu zgłoszenia status dowodu zmienia się w Rejestrze Dowodów Osobistych.

Elektroniczne zgłoszenie może być szczególnie wygodne, gdy nie możesz szybko dotrzeć do urzędu gminy.

Czy utratę dowodu można zgłosić w każdym urzędzie gminy?

Tak.

W przypadku osobistego zgłoszenia utraty dokumentu nie trzeba udawać się do urzędu właściwego dla miejsca zameldowania ani do urzędu, który wydał dowód.

Można zgłosić utratę w dowolnym urzędzie gminy.

To oznacza, że osoba przebywająca czasowo w innym mieście nie musi wracać do swojej miejscowości tylko po to, aby unieważnić utracony dowód.

Co trzeba przygotować do zgłoszenia w urzędzie?

Jeżeli zgłaszasz utratę dowodu osobistego osobiście w urzędzie gminy, urzędnik przygotuje zgłoszenie na podstawie przekazanych przez Ciebie informacji oraz danych znajdujących się w rejestrach państwowych.

Jeżeli masz inny dokument potwierdzający tożsamość, np. paszport, warto go ze sobą zabrać.

Nie oznacza to jednak, że brak paszportu uniemożliwia samo zgłoszenie utraty dowodu.

W przypadku uszkodzenia dowodu należy przygotować również uszkodzony dokument.

Czy za zgłoszenie utraty dowodu trzeba zapłacić?

Nie.

Zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego jest bezpłatne.

Nie ma więc powodu, aby odkładać zgłoszenie z obawy przed opłatą urzędową.

Co dzieje się z dowodem po zgłoszeniu utraty?

Po zgłoszeniu utraty dowód osobisty zostaje unieważniony.

Oznacza to, że nie można go już później używać jako ważnego dokumentu tożsamości, nawet jeżeli po kilku godzinach lub dniach uda się go odnaleźć.

Dlatego przed zgłoszeniem utraty warto upewnić się, że dokument rzeczywiście zaginął, chyba że istnieją powody wskazujące na ryzyko jego wykorzystania przez inną osobę.

W przypadku e-dowodu można natomiast skorzystać z czasowego zawieszenia, jeżeli istnieje realna szansa jego odnalezienia.

Co jeśli znajdę dowód po jego unieważnieniu?

Odnalezienie dokumentu po jego unieważnieniu nie powoduje automatycznego przywrócenia jego ważności.

Jeżeli dowód został już unieważniony z powodu utraty, należy traktować go jako nieważny.

Dlatego w przypadku definitywnego zgłoszenia utraty trzeba następnie wystąpić o wydanie nowego dowodu osobistego. Gov.pl wskazuje, że po zgłoszeniu utraty należy złożyć wniosek o nowy dokument.

Czy po zgłoszeniu utraty dowodu trzeba od razu wyrabiać nowy?

Jeżeli potrzebujesz ważnego dowodu osobistego, po unieważnieniu poprzedniego dokumentu powinieneś złożyć wniosek o wydanie nowego.

Samo zaświadczenie o utracie dowodu nie zastępuje dokumentu tożsamości.

Zaświadczenie jest ważne do czasu wydania nowego dowodu, ale nie dłużej niż przez 2 miesiące. Nie jest ono dokumentem tożsamości.

Warto więc nie odkładać wniosku o nowy dowód, szczególnie jeżeli dokument jest potrzebny do podróży, załatwiania spraw urzędowych, bankowych lub innych czynności wymagających potwierdzenia tożsamości.

Czy utrata dowodu powoduje zastrzeżenie numeru PESEL?

Jeżeli osoba, która zgłasza utratę dowodu osobistego, ma ukończone 18 lat, jej numer PESEL zostanie zastrzeżony z urzędu.

Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed wykorzystaniem danych osobowych do działań takich jak próba zaciągnięcia zobowiązania finansowego na cudze dane.

Warto jednak pamiętać, że bezpieczeństwo danych nie kończy się na zgłoszeniu utraty dokumentu.

Jeżeli dowód został zgubiony albo skradziony, warto również poinformować bank i rozważyć inne działania zabezpieczające swoje dane.

Czy można zgłosić utratę dowodu dziecka?

Tak, ale zgłoszenia nie dokonuje samo dziecko w każdej sytuacji.

W przypadku dowodu osobistego osoby, która nie ma zdolności do czynności prawnych albo ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych, zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dokumentu dokonuje rodzic, opiekun lub kurator.

W przypadku spraw dotyczących dowodu dziecka lub innej osoby obowiązują dodatkowe zasady dotyczące tego, kto może dokonać zgłoszenia.

Co zrobić, jeśli dowód został utracony za granicą?

Osoba przebywająca poza terytorium Polski zgłasza utratę dowodu konsulowi Rzeczypospolitej Polskiej.

Zgłoszenia można dokonać w konsulacie osobiście, a w określonych przypadkach również w formie pisemnej za pomocą poczty lub faksu.

W praktyce osoba, która straciła dokument podczas zagranicznego wyjazdu, nie musi wracać do Polski, aby go unieważnić.

Jeżeli utrata nastąpiła w wyniku kradzieży, warto również skontaktować się z miejscową policją i uzyskać potwierdzenie zgłoszenia, jeżeli może być potrzebne w dalszych czynnościach.

Czy trzeba zgłaszać utratę dowodu bankowi?

Nie jest to zgłoszenie do urzędu i nie zastępuje zgłoszenia utraty dokumentu, ale jest ważnym działaniem zabezpieczającym.

Gov.pl zaleca zgłoszenie utraty dowodu w banku, nawet jeżeli osoba nie ma konta bankowego.

Informacja może zostać przekazana innym bankom, operatorom komórkowym i innym podmiotom uczestniczącym w systemie wymiany informacji o dokumentach.

Ma to znaczenie przede wszystkim dlatego, że utracony dowód zawiera dane, które mogą zostać wykorzystane przez osobę nieuprawnioną.

Czy trzeba zgłosić utratę dowodu, jeśli został tylko uszkodzony?

Tak, jeżeli dowód został uszkodzony w sposób uniemożliwiający prawidłowe korzystanie z dokumentu.

Ustawa o dowodach osobistych obejmuje zarówno utratę, jak i uszkodzenie dowodu osobistego.

W przypadku uszkodzonego dokumentu należy zgłosić ten fakt niezwłocznie, a przy zgłoszeniu osobistym w urzędzie należy przedstawić uszkodzony dowód.

Nie warto używać uszkodzonego dokumentu tak długo, aż całkowicie przestanie być czytelny. Jeżeli dokument nie działa prawidłowo lub jego stan może budzić wątpliwości, bezpieczniej jest sprawdzić możliwość jego wymiany.

Czy istnieje termin „7 dni” na zgłoszenie utraty dowodu?

Nie.

W przepisach dotyczących zgłoszenia utraty dowodu osobistego nie ma ogólnej zasady, zgodnie z którą obywatel ma 7 dni na zgłoszenie utraty dokumentu.

Art. 47 ustawy o dowodach osobistych mówi o obowiązku zgłoszenia niezwłocznie.

Dlatego nie należy odkładać zgłoszenia do określonego dnia tylko dlatego, że ktoś przekazał informację o rzekomym „7-dniowym terminie”.

Najbezpieczniej zgłosić utratę od razu po stwierdzeniu, że dokument rzeczywiście zaginął.

Co zrobić krok po kroku po zgubieniu dowodu?

Jeżeli zauważysz, że nie masz dowodu osobistego, możesz postąpić według następującego schematu:

1. Sprawdź szybko najbardziej prawdopodobne miejsca, w których dokument mógł zostać pozostawiony.
2. Jeżeli uznasz, że dowód został utracony, zgłoś jego utratę niezwłocznie.
3. Możesz zrobić to w dowolnym urzędzie gminy albo elektronicznie.
4. Jeżeli dowód został skradziony, zgłoś kradzież Policji.
5. Poinformuj bank o utracie dokumentu.
6. Jeżeli masz ukończone 18 lat, sprawdź status zastrzeżenia numeru PESEL.
7. Złóż wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego.
8. Zachowaj zaświadczenie o utracie dowodu do czasu otrzymania nowego dokumentu.

Gdzie sprawdzić, czy dowód został unieważniony?

Podstawowym źródłem informacji o aktualnych zasadach jest serwis gov.pl, prowadzony przez administrację publiczną.

Status dowodu jest również odnotowywany w Rejestrze Dowodów Osobistych.

Gov.pl udostępnia usługę pozwalającą sprawdzić, czy dowód osobisty został już unieważniony.

W sprawach dotyczących konkretnego przypadku warto korzystać z informacji urzędu gminy, Ministerstwa Cyfryzacji oraz innych właściwych instytucji, zamiast opierać się na nieaktualnych poradnikach internetowych.

FAQ

Czy utratę dowodu trzeba zgłosić tego samego dnia?

Przepisy nie wskazują konkretnej liczby godzin ani dnia tygodnia. Ustawa wymaga, aby utratę zgłosić niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu utraty dokumentu.

Czy mogę zgłosić utratę dowodu w innej gminie?

Tak. Utratę dowodu można zgłosić w dowolnym urzędzie gminy.

Czy kradzież dowodu trzeba zgłaszać również w urzędzie gminy?

Nie. Jeżeli dowód został skradziony, wystarczy zgłosić kradzież Policji. Dowód zostanie unieważniony z dniem zgłoszenia kradzieży.

Czy zgłoszenie utraty dowodu jest płatne?

Nie. Zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego jest bezpłatne.

Czy mogę zgłosić utratę dowodu przez internet?

Tak. Od 1 stycznia 2026 r. elektroniczne załatwienie tej sprawy odbywa się za pośrednictwem e-Doręczeń.

Co jeśli znajdę dowód po zgłoszeniu jego utraty?

Jeżeli dokument został już unieważniony, samo jego odnalezienie nie przywraca mu ważności. Należy posługiwać się nowym dokumentem po jego wydaniu.

Czy po utracie dowodu trzeba zastrzec PESEL?

Jeżeli masz ukończone 18 lat, zgłoszenie utraty dowodu powoduje zastrzeżenie numeru PESEL z urzędu.

Czy zaświadczenie o utracie dowodu zastępuje dowód osobisty?

Nie. Zaświadczenie potwierdza zgłoszenie utraty, ale nie jest dokumentem tożsamości. Jest ważne do czasu wydania nowego dowodu, nie dłużej jednak niż 2 miesiące.

Podsumowanie

Utratę dowodu osobistego należy zgłosić niezwłocznie, gdy tylko stwierdzisz, że dokument został utracony. Nie istnieje ustawowy termin typu 7 dni czy 30 dni, którego można bezpiecznie przestrzegać zamiast szybkiego zgłoszenia.

Jeżeli dowód został zgubiony, możesz zgłosić jego utratę w dowolnym urzędzie gminy. Możesz również skorzystać z elektronicznej drogi zgłoszenia. Jeżeli dokument został skradziony, wystarczy zgłoszenie kradzieży Policji.

Po zgłoszeniu dowód zostaje unieważniony. Następnie należy wystąpić o wydanie nowego dokumentu. Osoby pełnoletnie mają dodatkowo automatycznie zastrzegany numer PESEL po zgłoszeniu utraty dowodu.

Najważniejsza zasada jest prosta: jeżeli dowód osobisty rzeczywiście zaginął, nie czekaj na upływ żadnego umownego terminu – zgłoś jego utratę możliwie szybko.

Podstawa prawna i oficjalne informacje

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady dotyczące utraty, uszkodzenia i unieważnienia dowodu osobistego jest:

• ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, w szczególności art. 47 dotyczący zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego; aktualny tekst jednolity został ogłoszony w Dz.U. 2025 poz. 1753.
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 lipca 2025 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu.

Aktualne informacje dotyczące zgłaszania utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego publikuje również Ministerstwo Cyfryzacji w serwisie gov.pl. Według aktualnej informacji usługa została ostatnio zaktualizowana 11 lutego 2026 r.

Przepisy i sposób realizacji usług elektronicznych mogą się zmieniać, dlatego w przypadku wątpliwości dotyczących konkretnej sytuacji warto sprawdzić aktualne informacje na gov.pl lub skontaktować się z właściwym urzędem.