Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności?

Najważniejsze informacje

• Przepisy nie określają ustawowego terminu ważności zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.
• Zaświadczenie potwierdza stan wpisów w Krajowym Rejestrze Karnym na dzień jego wydania.
• W praktyce okres, przez jaki dokument jest uznawany za aktualny, może wynikać z przepisów szczególnych lub wymagań urzędu, pracodawcy albo innej instytucji.

Czy zaświadczenie o niekaralności ma termin ważności?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez osoby ubiegające się o pracę lub załatwiające sprawy urzędowe.

Choć wiele osób uważa, że zaświadczenie o niekaralności jest ważne przez określony czas, przepisy regulujące Krajowy Rejestr Karny nie wskazują jego ustawowego terminu ważności. Dokument potwierdza jedynie, jaki był stan danych w Krajowym Rejestrze Karnym w dniu jego wydania.

Dlaczego niektóre instytucje wymagają „aktualnego” zaświadczenia?

Brak ustawowego terminu ważności nie oznacza, że zaświadczeniem można posługiwać się bez ograniczeń przez wiele lat.

Niektóre przepisy szczególne lub wewnętrzne procedury pracodawców, urzędów czy innych instytucji wymagają przedstawienia dokumentu wydanego w określonym czasie, na przykład w ciągu ostatnich 30, 60 lub 90 dni.

Nie wynika to jednak z przepisów regulujących Krajowy Rejestr Karny, lecz z wymagań konkretnej instytucji.

Kiedy warto uzyskać nowe zaświadczenie?

Nowe zaświadczenie warto uzyskać przede wszystkim wtedy, gdy:

• wymaga tego pracodawca lub urząd,
• obowiązek wynika z przepisów dotyczących konkretnego stanowiska lub wykonywanego zawodu,
• wcześniej wydane zaświadczenie nie spełnia wymagań instytucji, do której jest składane.

Jeżeli nie masz pewności, najlepiej wcześniej sprawdzić wymagania podmiotu, który żąda przedstawienia dokumentu.

Gdzie można uzyskać zaświadczenie o niekaralności?

Zaświadczenie można uzyskać:

• w Punktach Informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego,
• elektronicznie za pośrednictwem systemu e-KRK,
• składając odpowiedni wniosek zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czy trzeba regularnie odnawiać zaświadczenie o niekaralności?

Nie.

Przepisy nie nakładają obowiązku okresowego odnawiania zaświadczenia o niekaralności.

Jeżeli jednak dokument jest wymagany przez konkretną instytucję, może być konieczne uzyskanie nowego zaświadczenia odpowiadającego jej wymaganiom.

Podsumowanie

Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego nie ma ustawowego terminu ważności. Potwierdza ono stan danych na dzień jego wydania. W praktyce wiele instytucji wymaga jednak przedstawienia dokumentu wydanego niedawno. Dlatego przed złożeniem zaświadczenia warto sprawdzić wymagania pracodawcy, urzędu lub innej instytucji, która go wymaga.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym.
• Rozporządzenia wykonawcze wydane na podstawie ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym.

Warto wiedzieć

Przepisy oraz wymagania dotyczące przedstawiania zaświadczeń o niekaralności mogą ulegać zmianom. Choć przepisy nie określają ustawowego terminu ważności tego dokumentu, przed jego złożeniem warto samodzielnie sprawdzić aktualne wymagania instytucji, która go wymaga, oraz obowiązujące przepisy prawa.